Pengalaman Mengurus Sendiri Visa UK ( Untuk Satu Keluarga) di VFS Global Jakarta

Sebagai warga negara Indonesia, kita diharuskan mempunyai visa UK jika akan ke Inggris dan negara di sekitarnya seperti Skotlandia . Visanya ini bisa diproses di seluruh VFS Global baik di Jakarta, Surabaya ataupun Bali. Saya sendiri memilih Jakarta setelah melakukan hitungan biaya perjalanan, akomodasi dan biaya visa UK itu sendiri. Maklum, di kota kami tidak ada kantor perwakilan VFS Global sehingga kami masih butuh biaya tiket pesawat, penginapan dan tentu biaya makan. Lagi pula di VFS Global lainnya meminta biaya tambahan (di luar biaya visa dan biaya vfs) yang besarannya mencapai satu juta rupiah per orang termasuk bayi dan anak-anak. Lumayan juga kan untuk satu keluarga seperti kami.

Lalu bagaimana langkah-langkah pengajuan visa UK?

Sebelumnya, saya informasikan dulu bahwa mengurus sendiri visa UK ini tidak sulit. Tapi… lumayan bikin puyeng. Apalagi jika mengisi form untuk empat orang sekaligus. Bayangkan saja, satu aplikan formulirnya ada 14 lembar. Jadi kalau berempat ya mesti ngisi 56 lembar. Hehehe. Tapi don’t worry, ini gak mesti dikerjakan dalam sehari kok. Kita bisa save dan melanjutkannya kembali sewaktu-waktu.

Well, setidaknya ada lima langkah yang harus kita tempuh untuk mengurus visa UK secara mandiri yaitu :

1. Siapkan semua dokumen
2. Mengajukan aplikasi visa secara online
3. Membuat janji pertemuan dan pembayaran aplikasi visa
4. Menghadiri jadwal pertemuan
5. Mendapat keputusan visa

Kelihatannya simple banget ya. Tapi dalam pelaksanaannya sukses bikin saya sakit kepala terutama untuk mengisi bagian Income and Expenditure. Ribet banget!

Sebelum mengisi form online, sebaiknya menyediakan semua dokumen terlebih dahulu untuk memudahkan. Dokumen yang disyaratkan antara lain :

1. Paspor yang masih berlaku. Amannya sih minimal 8 bulan terakhir. Siapkan juga paspor lama jika ada.
2. Foto kopi KTP, KK, akte kelahiran (termasuk akte kelahiran anak), buku nikah yang semuanya telah diterjemakan ke dalam bahasa Inggris dengan penerjemah tersumpah atau sworn translator. Jadi meskipun kamu jago banget bahasa Inggrisnya, kamu gak bisa menerjemahkannya sendiri. Suka gak suka harus diterjemahkan oleh sworn translator which means butuh biaya untuk membayar jasa mereka. Penerjemah tersumpah ini banyak yang online. Cukup mengirimkan email dokumen yang akan diterjemahkan. Biayanya Rp 50.000 / lembar di Jakarta Translation Centre dan Rp 100.000 / lembar di Worldnet Translation Service. Kalau saya tentu saja pilih yang termurah. Saat itu translatenya di anangf@gmail.com dengan biaya Rp 35.000 / lembar. Meskipun biayanya murah, alhamdulillah pelayanannya sangat baik dan cepat.
3. Surat keterangan kerja dengan kop surat perusahaan yang merangkum informasi gaji per bulan, lama bekerja, konfirmasi izin cuti termasuk jenis cuti yang diberikan apakah cuti tersebut dibayar atau tidak.
4. Surat referensi bank dalam bahasa Inggris. Ini harus diurus sendiri di bank tempat kita menabung. Masing-masing bank memiliki kebijakan sendiri. Ada yang bisa terbit saat itu juga ada juga yang mesti menunggu hingga 3 hari. Biayanya pun variatif. Misalnya di BCA kena biaya Rp 50.000, Bank Mandiri Rp 100.000, BRI Rp 150.000 dan BNI sebesar Rp 250.000. Kami membuatnya di bank Mandiri dan langsung terbit saat itu juga.
5. Rekening koran 3 bulan terakhir. Sebenarnya ini sama saja sih dengan surat referensi bank. Masing-masing memuat informasi yang menunjukkan bahwa aplikan visa memiliki dana yang cukup untuk melakukan perjalanan ke negara yang di tuju. Bedanya, rekening koran lebih terperinci tentang dana yang masuk dan keluar sedangkan surat referensi bank hanya berisi total dana keseluruhan.
6. Bukti booking tiket perjalanan dan akomodasi di UK. Tiket pesawat ini tidak mesti yang sudah issued. Pakai tiket bookingan juga bisa. Pastikan saja tanggal bookingnya masih aktif pada saat mengajukan visa. Adapun akomodasi di UK juga tidak mesti yang sudah dibayar/confirmed. Bisa menggunakan bookingannya saja. Situs seperti booking.com adalah favorit saya karena banyak pilihan akomodasi yang no prepayment dan bisa dicancel begitu proses visa selesai.
7. Opsional : Dokumen penunjang untuk membantu meyakinkan kedubes Inggris. Bisa berupa asuransi perjalanan dan tanda kepemilikan aset di Indonesia. Saya hanya melampirkan asuransi perjalanan dari AXA Smart Traveler untuk satu keluarga yang dibeli secara online. Biayanya 800 ribu-an.

Selanjutnya mengajukan aplikasi visa secara online. Tahapannya :

1. Membuat akun di https://www.visa4uk.fco.gov.uk untuk yang baru mulai. Kemudian ikuti langkah-langkah di website tersebut dan mulai mengisi Aplicant Details dari lembar pertama form aplikasi hingga ke bagian pernyataan di lembar terakhir. Total form aplikasi ada 14 lembar.
2. Klik tombol submit jika telah selesai mengisi semua form aplikasi. Sebelumnya, cek kembali satu persatu kolom isian untuk memastikan tidak ada kekeliruan. Karena sekali tombol submit terklik, kita sudah tidak bisa mengubah informasi apapun.

Selanjutnya membuat jadwal pertemuan (temu janji) dan membayar visa. Tahapannya :

1. Memilih tanggal dan waktu yang masih tersedia di website https://www.visa4uk.fco.gov.uk . Waktu temu janji ini tersedia dari pukul 08.00 – 12.00 dan 12.30 – 15.30. Untuk satu keluarga seperti kami, masing-masing harus memilih jam yang berbeda.
2. Membayar visa secara online. Ini bagian yang cukup bikin sedih. Bagaimana tidak, biaya keseluruhannya (visa dan vfs) mencapai Rp 1.950.000 per orang. Bayi dan anak-anak bahkan harus membayar sejumlah yang sama dengan orang dewasa. Totalnya hampir 8 juta untuk keluarga kami dan itu tanpa jaminan visa akan disetujui. Hiks
3. Mencetak hasil form dan tanda bukti pembayaran beserta jadwal temu janji yang telah dikirimkan ke email.

Selanjutnya menghadiri jadwal pertemuan yang telah kita buat. Kami datang ke Jakarta sehari sebelum jadwal temu janji kami. Kantor VFS Global ada di mall Kuningan sehingga saya memilih menginap di hotel Amaris yang tepat berhadapan dengan mall kuningan.

Pagi sekitar pukul 10, kami sudah tiba di kantor VFS Global di lantai 2 mall kuningan. Beberapa orang sudah menunggu di depan. Kamipun ikut mengantre. Petugas keamanan akan memeriksa seluruh barang bawaan kita. Selanjutnya petugas vfs akan meminta hasil cetak jadwal temu janji dan memeriksa kelengkapan berkas serta urutan susunannya. Kalau sudah lengkap dan benar susunannya, kita boleh masuk.

Tiba di dalam, ada beberapa perwakilan VFS Global yang tidak hanya mengurus visa UK tetapi juga untuk visa Australia dan New Zealand. Kami duduk di kursi antrean khusus pengurusan visa UK dan menunggu nama kami dipanggil.

Setelah giliran kami tiba, berkas akan dicek sekali lagi oleh petugas dan mengisi form pengiriman paspor (layanan kurir). Soalnya kami tinggal di luar Jakarta sehingga butuh biaya banyak jika datang sendiri mengambilnya. Biaya layanan kurir ini Rp 140.000/aplikan dan biaya layanan sms yang memuat informasi perjalanan proses visa sebesar Rp 25.000/aplikan. Layanan sms ini kami ambil hanya untuk Kak Idu saja karena insyaAllah informasinya sama dengan proses perjalanan visa saya dan anak-anak.

Selanjutnya proses pengambilan data biometrik dan foto di bilik khusus. Hasil foto langsung di ruangan ini yang akan menjadi foto di visa kita kelak, karena itu tidak perlu membawa pas foto sesuai dengan anjuran dokumen di website VFS Global karena sama sekali tidak akan terpakai. Di sini juga berlangsung sesi wawancara singkat. Tidak perlu banyak bicara. Cukup menjawab pertanyaan petugas dengan tepat, singkat dan ala kadarnya untuk menghindari pertanyaan lanjutan akibat jawaban kita yang mungkin bertele-tele karena bacrit.

Selesai. Tinggal menunggu paspor tiba di rumah sambil deg-deg syur visanya granted atau tidak. Hehehe.

Saya sendiri cukup yakin paspor kami akan ditempeli visa UK. Dokumen dan persyaratannya sudah kami penuhi semua. Yang membuat saya juga percaya diri karena di kolom travel history selama 10 tahun terakhir di form aplikasi insyaAllah cukup meyakinkan kedubes Inggris untuk meloloskan visa kami.

Lima hari kerja setelah kami pulang dari VFS Global Jakarta, paspor saya dan keluarga sudah diterima kembali dengan visa UK di dalamnya. Alhamdulillah.