Pengalaman Mengurus Sendiri Visa Ke Eropa (Schengen) di Kedubes Belanda Via VFS Global Surabaya

Mengurus visa ke Eropa dalam hal ini visa schengen di kedutaan Belanda secara mandiri tidaklah sulit. Hanya saja sejak 1 Juli 2016 pengajuan visa schengen tidak lagi bisa dilakukan secara langsung di kedutaan tetapi harus melalui agency yang ditunjuk yaitu VFS Global sehingga proses visa yang dulunya hanya sehari, kini menjadi 7-15 hari. Pengajuan visa ini bisa dilakukan paling cepat 90 hari sebelum keberangkatan dan paling lambat 2 minggu sebelum keberangkatan.
VFS Global tidak hanya melayani pembuatan visa schengen, tetapi juga untuk visa Inggris, Australia dan New zealand. VFS murni sebagai perantara calon aplikan dan seksi visa kedutaan yang dituju sehingga disetujui atau tidaknya visa kita tidak ditentukan oleh VFS Global melainkan oleh pihak kedutaan. Di Indonesia, kantor VFS Global hanya bisa dijumpai di 3 kota yaitu Jakarta, Surabaya dan Kuta Bali.

Yang Perlu Dilakukan Sebelum Mengajukan Visa

1. Tentukan Kedutaan

Sebelum mengajukan visa, tentukanlah kedutaan mana yang akan dituju dengan berdasar pada dua poin ini : negara pertama yang dikunjungi atau  negara paling lama yang akan kita tinggali. Saya sendiri mengajukannya di kedutaan Belanda karena tiket masuk ke Eropa memang melalui Amsterdam, Belanda. Lagipula, kata orang-orang (katanya sih) pihak Belanda dikenal lebih friendly menyetujui visa kita.

2. Membuat Temu Janji 

Hal berikutnya yang dilakukan adalah membuat temu janji secara online melalui website resmi VFS Global. Awalnya kami memilih VFS Global Bali, selain hitung-hitungan biaya lebih murah dari Makassar juga karena kami sedikit lebih mengenal jalan di sana karena pernah tinggal di Denpasar. VFS Global Bali ini hanya bisa memuat satu temu janji untuk satu orang. Jadi kalau berangkatnya berempat seperti kami, berarti harus membuat empat temu janji. Untuk anak-anak di bawah 17 tahun, tetap diregistrasi sebagai orang dewasa dan saat penyerahan dokumen di kantor VFS Global, akan diwakili oleh salah satu orang tua. Sayangnya, tanggal temu janji yang kami inginkan sudah full. Bahkan hingga akhir Juli 2017. Sementara Kak Idu hanya bisa hingga akhir Juli karena masa cuti yang sudah di penghujung waktu.

Akhirnya kamipun memutuskan mengajukan visa melalui VFS Global Jakarta. Di sini, kita bisa mengajukan satu temu janji untuk lima orang sekaligus. Lebih mudah karena tidak harus keluar masuk website VFS Global. Tapi lagi-lagi tanggal yang kami inginkan juga sudah full booked, bahkan tidak ada slot hingga akhir Juli 2017. Saya dan Kak Idu mulai was-was. Sedikit pusing memikirkan waktu yang pas. Bisa saja sih mengurusnya di bulan Agustus karena keberangkatan kami nanti di bulan Oktober. Tapi itu dia masalahnya. Cuti besar Kak Idu sudah habis per Juli 2017 ini sementara tidak seperti visa Jepang yang bisa diwakili oleh salah satu pemohon saja, visa schengen harus diajukan sendiri oleh masing-masing pemohon karena akan dilakukan pengambilan data biometrik. Untuk anak-anak tidak perlu ikut hadir tapi kami tetap membawa mereka karena sudah janji kepada Ochy untuk mengajaknya naik pesawat sedangkan Yui masih asi ekslusif, jadi kemana-mana memang ikut emaknya. Ternyata membuat temu janji ini gampang-gampang susah ya. Apalagi jika waktunya mepet begini.

Karena tidak mendapat jadwal temu janji di VFS Global Bali dan Jakarta, maka satu-satunya yang bisa kami andalkan adalah VFS Global Surabaya. Alhamdulillah, slotnya masih ada untuk tanggal yang kami inginkan. Di sini, kita bisa membuat temu janji untuk dua orang sekaligus. Jadi karena kami berempat, berarti akan mengantongi dua jadwal temu janji. Kak Idu dan Ochy di jam 10.00 pagi sementara saya dan Yui di jam 10.15 waktu Surabaya.

Tips : Saat membuat temu janji, sebaiknya menggunakan satu nomor telepon yang sama, jika mengajukannya sekeluarga atau beramai-ramai dengan teman. Karena jika tidak, maka akan tampil sendiri-sendiri jadwal temu janjinya meskipun dijadwalkan di jam yang sama. Sehingga menyulitkan jika suatu waktu kita ingin melakukan perubahan seperti mengganti tanggal janji, jam dan sebagainya. Perubahan ini bisa dilakukan paling cepat 24 jam sejak terbitnya jadwal temu janji.

Dokumen Yang Diperlukan Saat Pengajuan Visa Schengen Keluarga

Dokumen yang diperlukan untuk pengajuan visa schengen adalah sebagai berikut :

1. Formulir pengajuan visa yang bisa diunduh di website resmi VFS Global. Pengisian formulir ini bisa diketik bisa juga ditulis manual. Kami sendiri mengisinya dengan tulisan tangan atau manual. Pastikan saja tulisannya rapih dan jelas menggunakan huruf kapital.

2. Paspor dengan masa berlaku lebih dari 6 bulan. Jangan coba-coba mengajukan visa jika paspornya sudah mau expired. Selain paspor asli, juga perlu melampirkan fotokopinya yang memuat data diri kita. Jika punya paspor lama, fotokopi halaman pertama dan visa-visa yang pernah terbit di sana. Selain fotokopinya, fisik asli paspor lama tersebut juga harus disertakan.

3. Keterangan domisili yaitu KTP dan Kartu Keluarga yang harus dalam bahasa Inggris. Saya tidak memakai jasa sworn translator karena saya menerjemahkannya sendiri. Untuk anak-anak, cukup lampirkan fotokopi KTP kedua orang tuanya beserta yang telah diterjemahkan.

4. Akte lahir dan buku nikah yang juga dalam bahasa Inggris. Sama seperti poin nomor 3, akte lahir ini saya terjemahkan sendiri juga. Untuk anak-anak tidak perlu lagi diterjemahkan. Cukup difotokopi saja karena akte lahir terbitan sekarang sudah tercetak dalam dua bahasa. Begitupun dengan buku nikah cukup difotokopi saja karena sudah terbit dalam dua bahasa.

5. Tiket pesawat yang menunjukkan tanggal masuk ke Eropa hingga kepulangan kembali ke tanah air. Jadi kalau berangkatnya dari Kuala Lumpur atau Singapore (karena biasanya tiket promo banyak yang start dari sana) berarti harus mencantumkan juga tiket dari Indonesia ke Kuala Lumpur ataupun ke Singapore. Tiket pesawat ini tidak harus dengan status issued. Status booking pun bisa digunakan. Pastikan saja status bookingnya masih aktif ketika mengajukan permohonan visa. Kami sendiri karena sudah mengantongi tiket Qatar Airways KL-Amsterdam (tiket promo yang dibeli 8 bulan yang lalu) maka untuk Makassar-KL nya kami menggunakan tiket booking-an Garuda Indonesia oleh bantuan teman yang bekerja di Garuda Airlines sehingga tidak rugi-rugi amat kalaupun visanya unapproved (naudzubillah, amit-amit dah. Soalnya tiket Qatar buat berempat saja lumayan banget harganya, meskipun sudah tiket promo).

6. Pas foto ukuran 3.5 cm x 4.5 cm berlatar belakang putih. Sebaiknya membuat fotonya di studio foto yang sudah terbiasa membuat visa.

7. Travel itinerary yang memuat informasi daerah yang akan kita tuju beserta tempat menginap selama di area Schengen. Itinerary ini tidak harus sesuai dengan perjalanan kita ketika tiba nanti di Eropa. Juga tidak mesti secara gamblang dituliskan akan kemana saja dalam satu negara, jika yang dituju lebih dari satu negara. Itinerary kami bahkan hanya memuat informasi ke negara mana saja (tanpa menuliskan akan mengunjungi apa saja di negara tersebut), menginap dimana dan naik apa saat pindah ke negara lainnya. Karena inti dari itinerary bagi pihak kedutaan adalah memastikan kita tidak menjadi gelandangan setibanya di negara mereka.

8. Travel insurance dengan coverage minimal 30.000 €. Kami sendiri membeli travel insurance AXA secara online untuk perjalanan 16 hari sekeluarga : 2 dewasa, 1 anak dan 1 bayi dengan paket platinum seharga 57.80 € atau Rp 867.000 (Kurs 1 € = Rp 15.000, Juli 2017)

9. Surat keterangan kerja. Sebenarnya surat keterangan ini hanya untuk menunjukkan ke pihak kedutaan bahwa kita tidak akan menetap di sana sebagai imigran dan akan kembali lagi ke negara asal jika liburannya telah usai. Surat keterangan kerja ini sebagai bukti yang kuat atas keterikatan kita dengan negara asal.

10. Reservasi hotel. Semua reservasi hotel yang saya gunakan adalah yang free cancellation yang saya booking melalui situs bookingdotcom sehingga jikapun visa kami ditolak, kami gak rugi biaya hotel karena reservasi hotel tersebut bisa kami batalkan sewaktu-waktu tanpa dikenakan biaya apapun. Oh iya, pastikan reservasi hotel yang dibuat sesuai jumlah hari selama di Eropa. Jadi kalaupun dalam perjalanan realnya ada malam yang dihabiskan di atas kereta/bus, khusus pengajuan visa ini sebaiknya tetap mencantumkan nama hotel beserta reservasinya untuk menghindari wawancara lanjutan.

11. Bank statement adalah surat referensi bank yang menjelaskan sejak kapan kita menabung di sana dan berapa jumlah saldo tabungan yang tersisa. Kalau menabung di BNI maka dikenakan biaya pembuatan bank statement sebesar Rp 250.000 dan akan terbit dalam tiga hari kerja. Kalau di bank Mandiri dikenakan biaya Rp 100.000 dan langsung terbit hari itu juga. Saya tidak tahu apakah harus membuat bank statement di bank penerbitan buku rekening pertama kalinya karena berdasarkan pengalaman kami, suami membuka nomor rekening di bank mandiri Timika tapi membuat bank statementnya di salah satu cabang bank Mandiri Makassar. Tapi ini karena dibantu teman sih yang bekerja di bank Mandiri Makassar. Makanya jadi orang yang baik-baik, biar temannya banyak. Hehehehe.

Lalu berapa sih saldo tabungan yang harus dimiliki jika ingin ke Eropa? Sungguh ini pertanyaan yang paling sering saya jumpai setiap akan mengurus visa. Apakah memang harus beratus-ratus juta??

Sebenarnya sih ini tergantung kita mengunjungi Eropa bagian apa. Karena Eropa barat dan Eropa timur itu memiliki biaya minimum yang berbeda yaitu 50 €- 70 € untuk Eropa barat dan 30 € – 50 € untuk Eropa Timur. Namun kabarnya, khusus untuk pengajuan visa schengen hanya diperlukan biaya minimal 35 € per hari. Jadi kalau di Eropa selama seminggu, tinggal kalikan saja dengan 7 hari. Kalau 16 hari seperti kami berarti harus menyiapkan minimal 560 € per orang. Angka ini dikalikan dengan jumlah keluarga yang berangkat. Karena kami berempat berarti 560 € x 4 orang = 2.240 €. Tapi ini adalah nominal minimal. Sebaiknya dilebihkan untuk menunjukkan bahwa kita mampu. Dan lagi perlu diperhitungkan juga kondisi ketika kita kembali ke negara asal. Gak mungkin kan pulang-pulang ke Imdonesia kita kelihatan gak punya uang lagi di rekening. Karena itu rasionalkan saja jumlah tabungan tersebut.

12. Dokumen penunjang lainnya. Sebenarnya ini tidak dicantumkan dalam form persyaratan visa. Tetapi kami melampirkan dokumen tambahan seperti fotokopi visa-visa yang pernah kami punya, rekening koran, slip gaji (asli dan terjemahan).

Proses Pengajuan Visa Schengen di VFS Global Surabaya

Kami berangkat ke Surabaya sehari sebelum jadwal temu janji dengan VFS Global lalu kembali lagi ke Makassar di hari yang sama setelah proses pengajuan visa selesai dan kak Idu sendiri akan melanjutkan perjalanan ke Timika setelah mengantar kami ke Makassar karena besoknya sudah harus masuk kantor lagi. Kami menginap di Hotel Papilio Best Western yang reviewnya bisa dibaca di sini.

Kantor VFS Global Surabaya berada di gedung Graha Pena lantai 15, Jl. Ahmad Yani No.88. Letaknya sangat dekat dari hotel kami. Begitu tiba di lantai 15, berbeloklah ke arah kanan setelah keluar dari lift. Kantor VFS Global menempati ruang di pojok kanan. Di sini proses pengajuan visa dimulai yaitu :

1. Pemeriksaan berkas di front office.

Begitu memasuki kantor VFS Global Surabaya, kita akan disambut oleh dua orang security, perempuan dan laki-laki. Selain memeriksa kelengkapan dokumen, tas dan barang bawaan kita juga diperiksa semua. Hp dan segala peralatan elektronik harus dimatikan. Prosesnya sangat cepat dan ramah. Kita bahkan bisa membawa serta semua barang kita ke ruang berikutnya. Agak aneh sih menurutku. Mengingat pengalaman saya mengajukan visa Jepang di Makassar yang begitu ketat, dimana kita hanya boleh membawa masuk berkas pengajuan visa saja sementara barang-barang lainnya di simpan di loker yang telah disediakan.

2. Antre di loket penyerahan berkas sekaligus pembayaran visa

Beberapa teman mengatakan bahwa saat pengajuan visa schengen di VFS Global Jakarta, mereka hanya bisa dipersilahkan masuk jika memang telah sesuai dengan jadwal temu janji mereka. Bahkan kalaupun masih kurang satu menit, tetap tidak dibiarkan masuk. Lain halnya dengan VFS Global Surabaya, kami langsung saja disuruh masuk oleh security di front office, padahal jadwal kami masih 30 menit lagi. Saya bahkan berkali-kali meyakinkan. Masuk sekarang mbak? tanya saya pada mbak security yang memeriksa kelengkapan berkas saya. Ditanya dengan muka bengong begitu, saya malah dibercandain. Mbak securitynya bilang “Tidak. Masuk tahun depan saja.” Lalu kamipun tertawa beramai-ramai.

Di ruangan ini, ada dua barisan antrean. Mengantrenya cukup nyaman karena disediakan kursi dan minuman air mineral. Antrean pertama untuk verifikasi berkas visa sekaligus pembayaran biaya visa. Antrean yang lainnya untuk pengambilan data biometrik.

Pada proses ini cukup memakan waktu karena data kita yang dituliskan di form pengajuan visa akan diketik kembali oleh petugas ke dalam komputernya. Di sini juga berlangsung wawancara singkat seputar pertanyaan dasar seperti dalam rangka apa ke Eropa? mau kemana saja? Berapa lama? Jawab saja seperlunya. Tidak perlu bacrit atau banyak cerita untuk menghindari pertanyaan lanjutan yang timbul akibat jawaban kita.

Selanjutnya membayar biaya visa yaitu 60 € ditambah biaya jasa VFS 25 € per aplikan. Untuk anak-anak di bawah usia 6 tahun, biaya visanya gratis namun tetap harus membayar biaya jasa VFS sebesar 25 € per orang. Jadi untuk kami yang dua dewasa, satu anak dan satu bayi, kami membayar sebesar 220 €. Bisa dibayar dalam rupiah sesuai dengan kurs yang berlaku hari itu. Membayarnya bisa cash ataupun debit dan kartu kredit. Kami sendiri membayarnya dengan cash setelah susah-susah mencari ATM karena menurut pengalaman teman-teman yang mengajukan visa di VFS Global Jakarta, katanya hanya bisa dibayar dengan cash saja. Di VFS Global Surabaya ternyata memberikan lebih banyak kemudahan.

Untuk kami yang tinggal di luar Surabaya, boleh menggunakan jasa kurir untuk pengiriman paspor. Setiap paspor dikenakan biaya Rp 50.000. Fasilitas SMS tentang status visa kita juga tersedia dengan membayar Rp 25.000 per aplikan. Kami hanya mengambil satu layanan sms saja sehingga total yang kami bayarkan keseluruhannya adalah 220 € + Rp 225.000 = Rp 3.525.000 (dengan kurs 1 € = Rp 15.000, Juli 2017). Oh iya, fasilitas sms ini tidak memberikan informasi visa kita approved atau tidak, tetapi memuat informasi status perjalanan proses visa kita, apakah sudah selesai atau tidak.

3. Pengambilan Data Biometrik

Proses ini berlangsung singkat. Apalagi saat petugas mengetahui kami kejar-kejaran waktu ke bandara karena pesawat kami akan lepas landas 1, 5 jam lagi. Untuk anak-anak tidak dilakukan pengambilan data biometrik.

Selesai dan mari menunggu kabar pengajuan visa kita 🙂

———————————-

Ketika mendapat sms dari VFS Global Surabaya, proses pengajuan visa kami telah selesai dan paspor siap dikirim kembali, saya sudah tidak bisa tidur. Deg-degan apakah visanya approved atau tidak. Saya semakin deg-degan ketika hingga keesokan harinya, paspor kami belum juga di tangan. Dua hari kemudianpun belum ada. Alamaaakkk… ini saya seperti sudah mau meledak saja. Lalu keesokan harinya, pagi sekitar jam delapan, seorang kurir datang ke rumah membawa tiga buah paspor saja. Saya mulai takut, ini kok paspornya cuma tiga? Paspor milik Kak Idu kemana? tanya saya pada kurir. Takut kalau-kalau bermasalah sehingga masih jalan-jalan entah di mana. Syukurnya si kurir bilang ngasih ke sebelah karena saat menanyakan alamat rumah kami, nyangkutnya di sebelah yang kebetulan namanya sama dengan nama pak suami. Hahahaha. Buru-buru, si kurir mengambil dan menyerahkannya kepada saya. Alhamdulillah paspornya sudah lengkap. Meski demikian, perasaan deg-degan saya semakin menjadi hingga jantung rasa-rasanya mau copot. Saya tidak berani menyobek sampulnya dan mengintip halaman paspor. Saya lalu berwudhu dan sholat dhuha dulu untuk menenangkan hati dan memohon diberikan hasil yang terbaik. Wasyukurillah, stiker visa schengen telah tertempel manis di salah satu halaman paspor Yui. Sengaja saya membuka paspor anak-anak terlebih dahuli. Karena jika mereka approved, insyaAllah kami kedua orang tuanyapun approved. Sungguh, kado ulang tahun yang sangat istimewa. Happy mi’lad myself 🙂

Makassar, 10 Agustus 2017.